Document Control
Gecontroleerde documentuitwisseling in SharePoint
Branche
Platform
Bij projecten, zeker in technische omgevingen als offshore, bouw en infra, worden grote hoeveelheden documenten uitgewisseld tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en onderaannemers. Tekeningen, specificaties en beschrijvingen in uiteenlopende formaten en in variërende versies moeten op het juiste moment aan de juiste projectmedewerkers aangeboden worden. Hoe hou je als document controller overzicht op een efficiënte wijze, dus met zo min mogelijk handmatig werk?
Binnen projecten is het essentieel dat de juiste documenten op het juiste moment in de juiste versie beschikbaar zijn. Document Control speelt hierbij een belangrijke rol. De Docubird Document Control oplossing op SharePoint ondersteunt bij het effectief en efficient uitvoeren van deze taak.
Via de workflow worden binnenkomende documenten geregistreerd, gereviewed, vrijgegeven en gedistribueerd. In dit proces worden automatisch benodigde documenten zoals Comment Sheets aangemaakt. Via de distributie matrix worden de juiste documentsoorten gekoppeld aan de relevante disciplines. De workflow biedt alle data om automatisch een MDR (Master Document Register)te genereren, waarmee het document control proces beheerst wordt. Dit alles zonder grote spreadsheets of andere handmatige systemen ter bewaking van status en voortgang en zonder handmatige verzending en opslag.
Op basis van de ervaring met Document Control is een Docubird best-practice ontwikkelt voor dit proces dat bij veel project organisaties toepasbaar is. Door de flexibele structuur zijn hier snel en eenvoudig klantspecifieke aanpassingen op door te voeren zonder programmeren. Hierdoor sluit Docubird Document Control makkelijk aan op uw specifieke proces en wensen.