Univé verzekeringen
Platform upgrade Sharepoint met document borging en beveiliging.
Industrie
Verzekeringen
Platform
Microsoft SharePoint 2010
Opdracht
Upgraden naar Sharepoint Online
Klantprofiel
Univé Verzekeringen is een Nederlandse verzekeraar waarvoor 2.700 mensen werken en waarbij 1,5 miljoen mensen verzekerd zijn. De instelling beheert 4 miljoen verzekeringen. Univé omschrijft zichzelf als coöperatie, wat inhoudt: risico’s delen en krachten bundelen. De kracht van Univé zit in een sterk regionaal karakter, waar de verzekeraar reeds eeuwenlang op vertrouwt.
De uitdaging
Binnen de Univé organisatie werden tot voor kort een immense bulk aan klant gerelateerde documenten via Docubird opgeslagen in on-premise SharePoint omgevingen. Dagelijks maken honderden medewerkers gelijktijdig gebruik van Docubird om klant gerelateerde documenten te verwerken. Vanuit een wens tot meer centraal beheer, minder lokaal geinstalleerde systemen en minder benodigde licenties ontstond de wens om te migreren naar Microsoft SharePoint Online.
In Nederland was op dat moment beperkte kennis en ervaring met grootschalige migraties naar de SharePoint Cloud en met het opslaan van miljoenen documenten in SharePoint Online. Daarnaast ging het om documenten die informatie over (particuliere) klanten bevatten en dus mogelijk privacy gevoelige gegevens. Als verzekeraar staat Univé onder toezicht van onder andere De Nederlandse Bank, maar ook van privacy bewakers. Hierdoor ontstond naast een technische, ook een compliance uitdaging.
In overleggen tussen Univé, toezichthouders en Microsoft werden oplossingen gevonden voor de compliance vraagstukken, met name op welke fysieke locaties de bestanden opgeslagen zouden worden. Vervolgens kon de werkelijke migratie beginnen. Tijdens dit project werden door het Docubird team oplossingen gevonden voor specifieke eigenschappen van SharePoint Online ten opzichte van de on-premise versies. Door snel aanpassingen in Docubird door te voeren voor gebruik in combinatie met SharePoint Online bleef de voortgang gewaarborgd.
Omdat de totale omvang in de terrabytes liep werd de beschikbare infrastructuur zwaar belast. Door slim te plannen en met name buiten kantoortijden te migreren werd de Univé dagelijkse operatie nauwelijks belast. Doordat de medewerkers gebruik bleven maken van de Docubird gebruikersschil was de impact voor hen nihil. Ook in performance werd nauwelijks verschillen ervaren.
Op deze manier werd, voor de gebruikers achter de schermen, een grootschalige migratie naar de cloud uitgevoerd. Een minimale impact voor de gebruikers, zij bleven werken met de hen vertrouwde Docubird schil op SharePoint, en grote voordelen voor de organisatie qua kosten en beheersbaarheid.